 SPOT - Slim Project Operation Tool
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Kurzbeschreibung |
Es muss nicht immer "Primavera", "Niku" oder "MS Project" sein.
Diese Projektplanungs-Tools sind zwar weit verbreitet, aber für
viele Projektvorhaben überdimensioniert.
Unter Berücksichtigung von tatsächlichen Anforderungen kleinerer
Projekte wurde von idea-service das Tool SPOT entwickelt.
Die Vorgaben an die Entwickler waren eindeutig. SPOT soll
- leicht und schnell erlernbar,
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komfortabel und intuitiv bedienbar,
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verständlich dokumentiert und
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aussagekräftig sein.
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Funktionalität |
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Der Projektmanager arbeitet auf Basis übersichtlicher Tabellen und Balken- Diagrammen. Er erfüllt dabei die beiden wichtigsten Voraussetzungen für die Projektplanung: Er gewährleistet die Vollständigkeit aller relevanten Vorgänge und stellt diese in eine zeitliche Reihenfolge. Damit beschränkt sich SPOT auf das Wesentliche, bietet aber alles Nötige, um kleinere Projekte im Auge zu behalten. |
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Projekte lassen sich in Phasen, Aufgaben und Meilensteine unterteilen. Diese können den verantwortlichen Personen oder Stellen zugeordnet werden. |
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Durch die Multiprojekt-Funktionalität lassen sich mehrere Projekte verwalten. |
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SPOT beherrscht sowohl die Vorwärtsplanung (bei der ausgehend von einem Starttermin das Ende des Projektes berechnet wird), als auch die Rückwärtplanung (bei der von einem fixen Endtermin ausgehend, der Start kalkuliert wird). Ändert sich der zeitliche Ablauf der Vorgänge, passt SPOT die Folgetermine automatisch an und weist auf kritische Entwicklungen hin. |
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SPOT macht den Anwender im Zeitplan auf überlappende Aufgaben aufmerksam und berechnet die Auswirkung z.B. einer Verzögerung in einem Bereich auf eine andere Aufgabe oder gar den Abgabetermin. |
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Farbliche Hinweise geben den Status, den Fortschritt und ggf. Abweichungen leicht erkennbar wieder und warnen z.B. vor Überschreiten eines geplanten Termins. |
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Auch bei der GANTT-Darstellung ist SPOT flexibel. Von der Jahresübersicht bis hin zur Tagessicht lassen sich die Aktivitäten darstellen und sowohl nach geplanten wie auch nach Ist-Terminen sortieren. |
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Planwerte lassen sich Ist-Werten gegenüberstellen und analysieren.
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Systemvoraussetzung |
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Das Tool wurde in Visual Basic geschrieben. Zur Ausführung des Programms ist lediglich
MS Excel notwendig.
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Folgende
Tools und Methoden wurden von idea-service entwickelt und haben sich in der Praxis
bereits
vielfach bewährt.
Der Projektmanagement InfoPool |
Die Fragen |
| ? |
Wie gehe ich als Projektleiter an die Planung und
Strukturierung meines Projektes heran? |
| ? |
Wie kann ich das Fachwissen und die Erfahrungen
meiner Mitarbeiter nutzen? |
| ? |
Wo erhalte ich Vorlagen, Checklisten und Formulare,
die meine Projektarbeit vereinfachen? |
| ? |
Wo kann ich mich zum Thema Projektmanagement
weiterbilden? |
| ! |
Auf diese Fragen erhalten Sie im PM-InfoPool umfassende und kompetente Antworten. |
| ! |
Ob Sie Projektleiter, Projektmitarbeiter oder Manager sind - die Wissensdatenbank hält für alle Projektbeteiligten wertvolle, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Informationen bereit.
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Die Konzeption |
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Der PM-InfoPool ist eine jederzeit verfügbare, interaktive
Wissensdatenbank zum Thema Projektmanagement. |
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Der PM-InfoPool erlaubt eine schnelle und übersichtliche
Navigation durch alle relevanten PM-Themen. Ein Kontextbezug
ist an jeder Stelle integrierbar. |
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Der PM-InfoPool vermittelt den Anwendern praxisnahe
Informationen, Hilfen, Methoden und Empfehlungen für
ein effizientes Projektmanagement. |
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Das PM-Tool ist flexibel erweiterbar und
kann an die spezifischen Anforderungen und Besonderheiten Ihres Unternehmens
angepasst werden. |
| • |
Durch die Nutzung des PM-InfoPools wird das Vorgehen bei der Planung und
Durchführung der Projekte vereinheitlicht
und beschleunigt. Die Inhalte werden kontinuierlich verbessert.
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Der Aufbau |
| Der PM-InfoPool ist in drei, optional einsetzbare
Hauptbereiche unterteilt: |
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Modul Ablaufbeschreibung
- Beschreibung der chronologischen Abläufe vor
und während der Projektarbeit
(z. B. Projektbeantragung, Grobplanung, Feinplanung, Durchführung, Abschluss)
- Beschreibung der projektbegleitenden Aktivitäten
(z.B. Kommunikation, Qualitätssicherung, Controlling) |
| • |
Modul Nachschlagewerk
- Auflistung von PM-relevanten, internen
Dokumenten (z. B. Arbeits- und
Verfahrensanweisungen, Schulungsunterlagen,
Checklisten, Formulare)
- Auflistung von PM-relevanten, externen Dokumenten
(z. B. Links zu anderen Websites, Literaturliste) |
| • |
Modul Organisationshandbuch
Durch das Einbinden von Prozessbeschreibungen, Organigrammen, Stellenbeschreibungen
etc. kann der PM InfoPool zu einem elektronischen
Organisationshandbuch erweitert werden.
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Die Technik |
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Das System ist als Weblösung in
HTML programmiert. Es kann lokal, im Intranet oder auf
dem Webserver Ihres Providers installiert werden. |
| • |
Das Erscheinungsbild des PM-InfoPools kann schnell und flexibel durch
den Einsatz von Stylesheets (CSS)
an Ihr Corporate Design angepasst werden. So lässt sich das System
auch optisch in eine vorhandene Website oder in ein Intranet integrieren. |
| • |
Optional kann der PM InfoPool an eine Datenbank,
ein Dokumentenverwaltungssystem oder
an ein Content Management System angebunden
werden.
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Das Leistungsangebot |
| • |
idea-service stellt Ihnen die Basisversion zur
Verfügung. |
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Auf Basis Ihrer Vorgaben wird der PM-InfoPool an Ihr Corporate
Design angepasst. |
| • |
In Zusammenarbeit mit Mitarbeitern Ihres Unternehmens wird die Basisversion
an Ihre Bedürfnisse angepasst und erweitert. Dies
beinhaltet:
- Anpassung der Terminologie / des Wordings
- Anpassung der Ablaufbeschreibungen an Ihre Prozesse
- Ermittlung der relevanten Informationen
- Ergänzung undIntegration bestehender Informationen und Dokumente
- ggf. Erstellung fehlender Informationen und Dokumente
Diese Tätigkeiten werden in Projektarbeit durchgeführt. |
| • |
Schulung der Anwender, bzw.
Train the trainer. |
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idea-service bietet Ihnen gerne die Wartung
und Weiterentwicklung Ihres
PM InfoPools an. |
Wünschen Sie weitere Informationen oder einen Präsentationstermin?
Schreiben Sie uns eine E-Mail. |
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Das
5- Säulen-Modell |
Einsatzgebiete des
5-Säulen-Modells |
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Prozessanalyse (Ist) / Prozessoptimierung (Soll) |
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Business Engineering |
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Prozessmanagement / Prozesscontrolling |
| • |
Qualitätsmanagement / ISO -Zertifizierung / TQM
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Die
Besonderheiten des 5-Säulen-Modells |
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Das 5-Säulen-Modell wurde vom idea-service Netzwerk
entwickelt und hat sich bereits in einer Vielzahl
von
Projekten bewährt. |
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Die einfache, schlanke Dokumentation der Abläufe
erfolgt
in einem Standardprogramm (MS-Visio). |
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Das System kann schnell und
einfach an die Erfordernisse
des Kunden angepasst werden
(Wording, Symbole etc.). |
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Die einheitliche, konsistente Terminologie schafft
ein gemeinsames Verständnis und bildet die Basis für die Kommunikation
mit allen internen und externen Prozesspartnern. |
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Das System erfordert einen geringen
Schulungsaufwand und kann von eigenen Mitarbeitern angepasst
und erweitert werden. |
| • |
Das System wird stetig weiterentwickelt.
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Ziel der grafischen
Darstellung |
Die klar strukturierte, grafische
Darstellung in Form des 5-Säulen-Modells bietet dem Analytiker eine leicht zu ersehende Aufstellung
aller wichtiger Komponenten, die in den Geschäftsvorfall integriert sind.
Der Anspruch an das 5-Säulen Modell: |
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eine leichte, intuitive Verständlichkeit |
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die Herstellung einer Vorgangstransparenz |
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das Aufzeigen von Medienbrüchen |
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das Aufdecken von Einsparungs- bzw. Optimierungspotentialen |
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das Installieren kurzer Informationswege |
| • |
die Vergleichbarkeit von Ist- mit Soll-Abläufen |
| • |
das schnelle Erkennen von Auffälligkeiten anhand
grafischer Indikatoren, z. B:
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Wo und wie häufig finden Wechsel
zwischen Bearbeitern statt? |
| - |
Wo werden Informationen mehrfach erhoben
und wofür werden sie genutzt? |
| - |
Welche Entscheidungen
zum gleichen Thema basieren auf unterschiedlichen Informationen? |
| - |
Wo erfolgen (doppelte)
Prüfungen? |
| - |
Bei welchen relevanten
Entscheidungen ist das 4-Augenprinzip nicht realisiert? |
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Wünschen Sie weitere Informationen oder einen Präsentationstermin?
Schreiben Sie uns eine E-Mail. |
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